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Aplicativo Gerenciador de Assinaturas e Serviços Recorrentes

O aplicativo Gerenciador de Assinaturas e Serviços Recorrentes permite que você crie planos e preços de seus serviços de assinatura e automatize a cobrança de suas mensalidades.

Neste manual, você vai tirar todas as suas dúvidas sobre como utilizar o aplicativo Gerenciador de Assinaturas e Serviços Recorrentes. Vamos lá?

Para utilização do aplicativo Gerenciador de Assinaturas e Serviços Recorrentes, o primeiro passo é instalar em seu VHSYS, para isso vamos na loja de aplicativos e acessamos a opção “Acessar a loja de aplicativos”.

Pesquise pelo nome de assinatura e contrate seu plano desejado.

gerenciador de assinaturas

 

Chegamos a tela inicial do aplicativo! Na dashboard você acompanha os resultados de suas assinaturas, as mais contratadas e gráficos de acompanhamento mensais.

serviços recorrentes

Vamos entender a utilização e funcionalidades do aplicativo, para isso, separamos os tópicos:

  • Configurações
  • Cadastros
  • Área de contratação
  • Assinaturas
  • Relatório

Configurações

Para configurar o aplicativo conforme as suas necessidades, vamos clicar no botão “Configurações”. 

gerenciador de assinturas

A primeira aba apresentada é a de configurações gerais, como mostramos na próxima imagem.

planos e preços

No primeiro bloco preencha em quantos dias a assinatura será inativada caso seu cliente não realize o pagamento da fatura e também quantos dias antes do vencimento deseja que a fatura seja gerada.

Abaixo informe as seguintes informações:

Título de sua loja: Seu cliente terá uma área de contratação e acompanhamento das faturas, neste campo, informe o título para essa página externa de seus clientes.

URL da assinatura: Determine também o link da área de seus clientes, por padrão o link será http://assinaturas.vhsys.com.br/ e ao lado direito preencha o nome desejado. (Nome de sua empresa, por exemplo).

Se juntamente com a cobrança, você realiza a emissão de nota de serviço ou cria uma ordem de serviço, marcando essa opção da NFS-e ou O.S, quando chegar o dia de geração da fatura do cliente será gerado também a NFS-e e O.S.

A Nota é apenas gerada, sendo necessário realizar a emissão em Serviços > Notas Fiscais.

gerenciador de assinaturas e servicos reccorrentes

Vamos para a próxima aba? Agora, estamos nas configurações de contratação.

URL para redirecionar na contratação: Preenchendo a URL, quando seu cliente finalizar a contratação, ele será redirecionado para o site informado. (Você poderá direcionar para seu site, por exemplo).

Informe também se deseja que seu cliente e você seja notificado quando a contratação for concretizada. Para isso, basta marcar com “Sim” o campo  das opções desejadas.

A próxima aba das configurações é referente ao cancelamento, vamos entender o que pode ser configurado.

servicos recorrentes

Informe se será permitido que o plano seja cancelado, se deseja que seu cliente e você sejam notificados por e-mail quando houver um cancelamento. Para isso, basta marcar com “Sim” o campo das opções desejadas.

Como na contratação, quando seu cliente cancelar uma assinatura, você poderá direcioná-lo para uma URL, se desejar, basta preencher o link no campo URL para redirecionar no cancelamento.

Após a aba de cancelamento, teremos a Campos de dados do cliente, nela você determina quais informações serão necessárias para o cliente conseguir realizar o cadastro na plataforma e contratar seus planos.

plano de assinaturas

Por padrão, o cadastro do cliente terá as seguintes informações: Nome, e-mail, CPF/CNPJ e senha.

Crie os campos com todas as informações do cliente que são importantes para você.

Na opção Campo, teremos as seguintes informações:

assinaturas e servicos recorrentes

No campo Tipo, determine se o campo será de preenchimento obrigatório ou opcional.

clube de assinatura

Após os dados do cliente, vamos configurar as formas de recebimento que você irá oferecer para seu cliente pagar as assinaturas.

Estamos na aba recebimentos.

cupom de desconto

O App possui duas formas de recebimento: Boleto e Cartão de Crédito – Cielo. Vamos falar delas, separadamente.


Boleto bancário

Para a configuração de boleto como forma de recebimento, é possível utilizar o boleto com registro ou com o aplicativo BoletoFácil.

Basta marcar a opção desejada no campo “Selecione o tipo de boleto”. 

No caso de boleto VHSYS, acesse Cadastros > Contas bancárias e cadastre sua conta para geração de boletos diretamente com seu banco. Se BoletoFácil, acesse nossa loja de aplicativos, instale o boleto fácil e realize seu cadastro.

cobrança recorrente


Cartão de crédito – Cielo

Para que a integração com a Cielo funcione corretamente é necessário inserir o Merchant ID e Merchant Key que são disponibilizados no painel administrativo da Cielo.

servico recorrente

Estamos na aba recebimentos.

servicos recorrentes

Usuário de API tem acesso via Acces-token para consultas de informações de Assinaturas.

Para manual técnico clique planos e preços

Após realizar todas as configurações, clique no botão servico recorrente.

Cadastros

Grades e Planos

Vamos acessar o módulo Cadastros e clicar na opção Grades e Planos.

assinaturas planos e preços

Será apresentada a tela de criação de suas grades e planos, como mostramos a seguir.

grade planos e preços

Para criar as assinaturas que sua empresa fornece, o primeiro passo é cadastrar a Grade dos Planos, para isso vamos clicar no botão grade planos e preços.

planos e preços

Preencha o nome de sua grade e sua descrição, como exemplificamos acima.

Se já irá utilizar esta grade, mantenha ela ativada.

Por fim, clique no botão grade planos e preços.

A grade cadastrada será apresentada na aba de Grades e Planos, como mostramos na próxima imagem.

serviços recorrentes

Ao lado direito da grade teremos algumas opções:

Visualizar grade grade preços – Clique para ver como sua grade será apresentada.

Incorporar grade servicos recorrentes – Com a opção incorporar você consegue apresentar sua grade completa diretamente em seu site.

Ao clicar a seguinte tela será apresentada.

site planos e preços

Basta clicar no botão recorrentes e incluir o script no site onde deseja exibir.

cobrança recorrenteEditar grade – Clique para alterar sua grade.

cobranca recorrenteExcluir – Clique para excluir a grade.

Agora, vamos cadastrar os planos para a grade que acabamos de criar. Primeiramente, clicamos no botão planos recorrentes.

O processo de cadastro dos planos é composto por 4 etapas:

Etapa 1

Ao clicar para adicionar um plano, será apresentada a seguinte tela:

servico recorrente

Nome do plano: Informe o nome do plano.

Descrição: Descreva as características de seu plano.

Grade: Informe a grade que será vinculada.

Plano recomendado: Marcando a opção de plano recomendado, ele estará em destaque na apresentação da grade.

grade planos e preços

Com as informações preenchidas, clique no botão servico recorrente.

Etapa 2

cobrança recorrente

Preencha o serviço que está incluso no seu plano, sua quantidade e valor unitário.

Para adicionar mais serviços, clique no botão assinaturas.

Informe também quais as possíveis recorrências que o cliente pode contratar seu plano, se mensal, trimestral, semestral e anual.

Com os dados configurados, clique mais uma vez no botão servico recorrente.

Etapa 3

servico recorrente

 

Preencha o valor da adesão, caso seu plano tenha.

Caso também seu plano contenham itens adicionais, primeiramente cadastre eles acessando Cadastros > Produtos/Serviços. Se for mais de um item, clique no botão servico recorrente.

Tipo de pagamento: Informe se o pagamento do seu plano será á vista ou parcelado.

Máximo de parcelas: Se pagamento parcelado, preencha o número máximo de parcelas.

Com os dados preenchidos, vamos clicar no botão servico recorrente.

Etapa 4

A última etapa é uma visão geral das informações do plano.

servico recorrente

Para cadastrar o plano, vamos clicar no botão servico recorrente.

O plano será apresentado como mostramos a seguir.

planos e preços

Para cadastrar mais planos para sua grade, basta clicar no servico recorrente e seguir o mesmo procedimento.

Abaixo do plano, existem algumas funcionalidades, vamos entender quais são.

Incorporar plano servico recorrente – Com a opção incorporar você consegue apresentar seus planos diretamente em seu site.

Ao clicar a seguinte tela será apresentada.

cobranca recorrente

Basta clicar no botão cobranca recorrente e incluir o script no local onde deseja exibir.

planos e precos Editar plano – Clique para alterar o seu plano.

planos e precos Duplicar plano – Você poderá duplicar o plano e realizar as alterações que desejar.

planos e precos Excluir – Clique para retirar o plano da grade.

 

Clientes

Para visualizar os clientes cadastrados, vamos ao módulos Cadastros e clicar na opção Clientes.

servico recorrente

Serão apresentados todos os clientes cadastrados, nesta tela teremos algumas opções de controle e veremos a seguir.

servico recorrente

Para pesquisar por um cliente em específico, você poderá utilizar as opções do planos e preços recorrentes.

Clicando nela, é possível buscar pelas seguintes informações: Nome, status e confirmação.

servico recorrente

Após realizar o filtro, basta clicar na servico recorrente.

Ao lado direito de cada cliente, teremos a seta de ações (servico recorrente), nela existem duas opções:

Visualizar ocorrências: Aqui serão listadas todas as ocorrências registradas deste cliente, inclusive os recebíveis que estão em aberto de sua assinatura. Você pode também adicionar ocorrências como negociações ou acordos comerciais.

Editar Cliente: Clicando aqui, você poderá completar/Editar o cadastro de seu cliente.

Cupons

Para criar e gerenciar cupons, continuamos no módulo de Cadastros e vamos na opção Cupons.

servico recorrente

Ao acessar a opção do menu, será mostrado a tela de gerenciamento de cupons.

servico recorrente

 

Para criar um cupom, vamos ao botão cupom desconto.

Será apresentada a tela de criação do cupom, primeiramente vamos informar o nome de exibição e o código do cupom.

cupom desconto

Agora, vamos falar sobre as configurações do cupom:

O primeiro campo de configuração é informar se o seu cupom é limitado.
Marcando a opção como “Sim”, será liberado os seguintes campos: “Quantidade máxima de utilizações” e “Data máxima de uso”.

cupom desconto

É possível utilizar os dois campos ao mesmo tempo.

O próximo campo é Desconto na recorrência, vamos entender como ele poderá ser configurado.

cupom desconto

Primeiro informe o desconto e qual seu tipo (% ou R$).
Para determinar a recorrência do desconto você terá três opções :

Apenas na primeira cobrança: Selecione se deseja aplicar o desconto apenas uma vez e na primeira cobrança.

Enquanto durar a recorrência: Desconto aplicado a cada recorrência, sem limite de desconto.

Tempo limitado: Aqui você consegue personalizar por recorrência quantas vezes o desconto será aplicado.

Ao marcar essa opção, será liberado o seguinte bloco:

cupom desconto

Neste exemplo acima, se o cliente contratar o trimestral o desconto será aplicado em uma recorrência, mas, se ele contratar no plano anual ele terá o desconto aplicado em duas recorrências.

Abaixo teremos o campocupom desconto , caso deseje isentar um valor por período, basta marcar a opção e preencher os valores.

Se seu cupom dará desconto também na adesão + adicionais, teremos essa opção, como apresentamos na próxima imagem.

cupom desconto

Preencha o valor de desconto e seu tipo (% ou R$).
Informe também a quantidade máxima de parcelas que esse cupom poderá ser aplicado.

Por fim, preencha em quais planos seu cupom poderá ser utilizado, para isso marque como sim o campo Aplicar plano elegível?

cupom desconto

Após isso, basta buscar os planos desejados.

planos e precos

Por fim, clique no botão servico recorrente.

Área de contratação

Com o aplicativo Gerenciador de Assinaturas e Serviços Recorrentes você terá uma página online exclusiva de sua empresa, para que seus clientes visualizem seus planos, contrate-os e também acompanhem as faturas geradas.

O link do site é o que você configurou no começo deste manual, mas caso não lembre, acesse o botão Configurações e veja no campo URL da assinatura.

cobranca recorrente

Vamos então visualizar como será a área de assinaturas e suas funcionalidades.

Acessando a URL da assinatura, será apresentado o seguinte portal:

grade planos e precos

Acima podemos visualizar a grade criada nos passos anteriores e também seus planos, no canto superior direito a opção de realizar o login e se cadastrar.

Neste momento, vamos entender todo o procedimento necessário para a contratação de um plano.

O primeiro passo é o cliente determinar a periodicidade do plano desejado e clicar no botão planos e precos.

planos e precos

Determinando o plano, será apresentada a tela com o resumo do plano e com as opções de realizar o login e um novo cadastro (Para cliente ainda não cadastrados). Agora, vamos simular o cadastro de um novo cliente, clicando no botão crie sua conta.

servico recorrente

Os dados que o cliente deverá informar, são aqueles cadastrados nas configurações do aplicativo assinaturas.

cobranca recorrente

Com as informações preenchidas, clicamos no botão servico recorrente.

Agora, é necessário confirmar a periodicidade, parcelamento da adesão e forma de pagamento.

cobranca recorrente

Por fim, clicar no botão cobranca recorrente.

Será apresentado o resumo dos valores do plano contratado.

servico recorrente

Para imprimir o boleto, basta clicar no botão cobranca recorrente.

Ainda na área do cliente, ele terá como alterar seu cadastro, acompanhar assinaturas e verificar faturas.

Primeiramente é necessário clicar no nome do usuário no canto superior direito.

cobranca recorrente

A primeira opção é os dados cadastrais, sendo possível realizar alteração das informações.

cobranca recorrente

Após alteração, basta clicar no botão “Salvar”.

Clicando na opção minhas assinaturas, serão apresentados todos os planos contratados, como vemos a seguir.

servico recorrente

Ao lado direito, clicando na cobranca recorrente teremos a opção Visualizar assinatura

Clicando nela, a seguinte tela será apresentada.

plano assinatura

Caso o cliente deseje cancelar assinatura, basta clicar na opção abaixo na tela.

Por último, o cliente acompanha as faturas de suas contratações.

minha fatura

Ao lado direito, clicando na “impressora”  é possível imprimir o boleto.

Assinaturas

Para gerenciar todas assinaturas, primeiramente vamos clicar na opção “Assinaturas” do menu, e serão apresentadas todas as assinaturas cadastradas.

assinatura recorrente

Para pesquisar por uma assinatura em específico, você poderá utilizar as opções do servico recorrente.

Clicando nela, é possível buscar pelas seguintes informações: Cliente, Grade/Plano, Data Cadastro e Status Plano.

servico recorrente

Após realizar o filtro, basta clicar na servico recorrente.

Ao lado direito de cada assinatura, teremos a seta de ações (servico recorrente), nela existem duas opções:

assinatura recorrente

Editar Assinatura: Você poderá visualizar/Editar a assinatura em questão, a edição não estará liberada com o status “Em vigência”.

Para entender o significado de cada status, abaixo estão as descrições:

Ativo: Está com a fatura em Dia (Boleto) ou cartão.
Bloqueado: Bloqueado por conta de assinaturas com faturas em aberto e atraso
Em vigência: Assinatura cancelada pelo cliente, porém está dentro do período que a fatura baixada cobre, após esse tempo será cancelada.

Ao clicar na opção, será apresentada a próxima tela que mostramos.

servico recorrente

Acima na tela você poderá editar o cadastro do cliente, basta clicar no botão servico recorrente.

Abaixo você poderá alterar o Status da assinatura para “Ativo” ou “Inativo”.

Abaixo no título “Serviço”, teremos as seguintes opções:

fatura recorrente

Você poderá alterar as configurações de cobrança e geração de documentos.

Obs: Lembrando que estes campos podem estar bloqueados, dependendo do status de sua assinatura.

Após alterações, clique no botão servico recorrente.

planos e precos Cancelamento imediato: Clique caso deseje cancelar a assinatura em questão. Ao clicar, a seguinte tela será apresentada.

assinatura recorrente

Antes de confirmar o cancelamento, verifique se deseja cancelar também as faturas em aberto. Se sim, basta marcar a opção  “Cancelar faturas em aberto relacionadas ao plano”.

Por fim, para efetivar o cancelamento, clique no botão cancelamento assinatura.

Relatório de Assinaturas

Para acessarmos o relatório de assinaturas, no menu, vamos clicar na opção “Relatórios”.

assinatura recorrente

Serão apresentados todos os campos que poderão ser filtrados para a geração do relatório.

assinaturas recorrentes

Após preencher os campos conforme deseje, clique no botão assinatura de plano.

Abaixo mostramos o relatório gerado, perceba que em seu cabeçalho teremos as opções de alterar/incluir colunas, exportar e imprimir.

planos e precos

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