Com o Aplicativo do VHDesk o seus clientes poderão abrir chamados de suporte para a sua empresa de maneira simples e totalmente interligada com o VHSYS. Para isso, acesse Aplicativos VHSYS, instale o app e siga as instruções de uso abaixo.
Índice
- Configurando o VHDesk
- Chamados
- Base de conhecimento
- Clientes
- Portal atendimento VHDesk
- Relatórios
- Meu VHDesk
1. Configurando o VHDesk
Antes de começar a usar o VHDesk é preciso configurá-lo corretamente. Para isso, comece com as Configurações gerais, conforme a imagem a seguir.
Nas configurações gerais é possível configurar algumas questões como:
Título do canal de atendimento: Título do seu canal;
Descrição: Descrição do seu canal;
Endereço do Canal: O link que será acessado por seus clientes;
Meta Tag: Informe as meta tags de seu canal para que seu canal seja visualizado em sites de buscas. Separando as metas tag por vírgula, é possível incluir mais de uma.
Código HTML: Nesse campo é possível inserir um código HTML para ser executado no canal. Ou seja, através desse campo você poderá personalizar o seu portal de atendimento.
É possível utilizar seu próprio domínio no portal de atendimento, para isso abra um chamado para nossa equipe de suporte para lhe passarmos as orientações.
Após as configurações gerais passe para as Configurações avançadas, como mostrado na próxima imagem.
Vamos entender cada opção:
Status
Essa opção permite que você personalize os status de seus chamados, como podemos ver na próxima imagem.
Informe o Nome do Campo e qual será sua ação quando selecionado.
Para o campo ação existem duas opções :
Torna o chamado “Aberto” – Altera o status do chamado para Aberto.
Torna o chamado “Fechado” – Altera o status do chamado para Fechado.
Para adicionar novos status, clique na opção 
Para excluir, basta deixar o status em branco e salvar.
Etiquetas de prioridade
É possível personalizar as etiquetas de prioridade de seus chamados, como mostrado na próxima imagem.
Obs. Por padrão o aplicativo vem com 4 etiquetas de prioridade (Baixo, Médio, Alto, Altíssimo).
Para excluir uma etiqueta, basta deixá-la em branco e salvar.
Campos Personalizados
Você poderá também criar campos personalizados dos seus chamados, como mostrado na próxima imagem.
Informe o nome, descrição e o tipo do campo.
Para o preenchimento do Tipo do campo existem duas opções: Campo e Seleção.
Campo: Quando marcada a opção Campo, o usuário preencherá manualmente os dados referente ao campo criado. (Exemplo, preenchimento do número do telefone.)
Seleção: Quando marcada a opção Seleção, você indicará para o cliente quais opções ele poderá escolher para o preenchimento daquele determinado campo. Para isso, crie algumas opções como mostramos abaixo.
Para cadastrar as opções do campo, clique na opção 
, conforme a próxima imagem.
Basta preencher a opção e clicar no 
Ao lado direito do campo temos as configurações, clicando no 
será possível configurar o campo como obrigatório e privado.
Campo privado: O campo será utilizado apenas no controle interno no VHSYS, portanto não será apresentado ao cliente.
Obrigatório: Será obrigatório o preenchimento do campo.
Para criar novos campos, clique na opção 
e repita o procedimento explicado acima.
Para excluir um campo personalizado, basta deixá-lo em branco e salvar.
Ao finalizar as configurações, clique no botão 
2. Chamados
Os chamados poderão ser abertos de duas maneiras, através do portal de atendimento VHDesk e também pelo Aplicativo VHDesk no sistema VHSYS.
Abertura de chamado no App VHDesk
Vamos entender como funciona o gerenciamento dos chamados através do aplicativo VHDesk. Vale ressaltar que no item 5. Canal de atendimento VHDesk iremos mostrar como funciona a abertura do chamado através do portal de atendimento, ou seja, em seu canal.
No aplicativo, clique na opção Chamados, como mostrado na próxima imagem.
Para cadastrar um novo chamado, clique no botão 
e a seguinte tela será apresentada.
Preencha as informações do chamado e caso deseje anexar arquivos, clique no botão 
Com os dados preenchidos, clique no botão 
Respondendo os chamados
Os chamados que estiverem sinalizados como não lidos aparecerão em destaque da seguinte maneira:
Para responder, clique sobre o chamado que a tela contendo todas as informações reportadas pelo cliente aparecerá, conforme a próxima imagem:
No canto superior direito do chamado, você poderá alterar o status e a etiqueta do chamado.
No campo Operador é possível alterar o operador do chamado, para isso, clique na 
e selecione o novo responsável pelo chamado 
Para responder o chamado, basta preencher a mensagem e em seguida clicar no botão 
Caso deseje escrever uma mensagem interna, marque a opção 
. (Obs. Ao selecionar essa opção a mensagem não poderá ser visualizada pelo seu cliente.)
Para anexar documentos ao chamado, clique em 
Para encerrar o chamado, clique no botão 
Obs.Vale ressaltar que ao encerrar um chamado, o mesmo não poderá mais ser aberto.
Gerenciando os chamados
Vamos entender as demais funções da tela de chamados.
Para atualizar a sua lista de chamados, clique no botão 
Utilize os campos Situação e Pesquisa para facilitar a sua busca de chamados. No campo de pesquisa você poderá filtrar pelo número do chamado ou pelo assunto.
3.Base de conhecimento
A base de conhecimento será utilizada para você publicar informações importantes para seus clientes, como por exemplo manuais e tutoriais.
Para acessar a base de conhecimento, clique na opção Base de conhecimento em seu VHDesk.
Ao acessar, a seguinte tela será apresentada:
Criando manual
Para adicionar um novo documento, clique no botão 
Será apresentada a tela para o preenchimento das informações, como mostrado na próxima imagem.
Primeiramente informe o título do seu manual, como mostrado a seguir.
O próximo passo é elaborar o conteúdo que será publicado, para isso utilize o editor que será mostrado na próxima imagem.
Após preencher o conteúdo, marque as configurações conforme sua necessidade.
Privado Manual: Ao marcar essa opção só será possível visualizar o manual se o cliente realizar o login no portal de atendimento.
Visível na Home: O manual será apresentado na tela inicial do seu VHDesk.
Os manuais devem ser separados por categorias, para isso você deve selecionar uma categoria ou cadastrar uma nova.
Caso a categoria já esteja cadastrada basta marcar a opção desejada.
Para cadastrar novas categorias, clique na opção 
Para finalizar, clique no botão 
Vamos entender as demais funções da tela Base de Conhecimento.
Na tela de base de conhecimento será possível filtrar por categoria e também pelo título do manual.
Ao lado direito de cada manual será apresentada as seguintes informações:
– Quantidade de visualizações;
– Quantidade de curtidas;
– Quantidade de não curtidas.
Além disso, o VHDesk possui algumas opções do lado direito:
– Editar manual;
– Visualizar manual;
– Excluir manual.
4. Clientes
Os clientes que irão acessar o VHDesk poderão ser cadastrados de duas formas: diretamente pelo app no VHSYS ou através do portal de atendimento VHDesk.
Cadastrando o cliente através do App VHDesk
Acesse seu Aplicativo VHDesk e clique na opção Clientes que a próxima imagem será apresentada:
Para cadastrar um novo cliente, clique no botão 
A tela para preenchimento das informações do cliente aparecerá, conforme a próxima imagem:
Preencha as informações necessárias e caso deseja que esse cliente já tenha acesso liberado marque a opção 
.
Para finalizar, clique no botão 
Cadastro de cliente portal de atendimento VHDesk.
Ao acessar o portal de atendimento VHDesk, ao lado direito teremos a opção para se cadastrar, como mostramos na próxima imagem.
Após clicar na opção Cadastrar, será apresentada a tela de cadastro.
Preencha as informações e clique no botão 
Gerenciando os clientes cadastrados.
Ao acessar a tela de clientes no aplicativo VHDesk será possível realizar algumas operações, como vamos visualizar a seguir.
– Clique nessa opção para visualizar os usuários do cliente e também cadastrar novos usuários.
– Clique nessa opção para alterar o cadastro do cliente.
– Clique nessa opção para excluir o cadastro do cliente.
Para realizar uma busca pelos clientes cadastrados, utilize o campo de pesquisa.
5. Portal de atendimento VHDesk
O portal de atendimento é onde seus clientes irão acessar para realizar a abertura de chamados e visualizar as informações de sua base de conhecimento.
O link de acesso é o que foi configurado após a instalação do aplicativo, você pode visualizar ele acessando VHDesk > Configurações > Endereço do Canal (URL).
Enquanto o login não for realizado o cliente terá acesso as informações da base de conhecimento dos chamados que não estão marcados como “privado”.
Acesse os documentos disponíveis através da categorias, é possível visualizar as dúvidas mais frequentes e os documentos mais recentes. Para facilitar a busca utilize o campo de pesquisa.
No canto superior direito temos as opções de se cadastrar e realizar o login.
O cadastramento através do portal nós já vimos neste manual, no título 4. Clientes.
Para realizar o login, clique na opção Entrar.
Preencha as informações de login, e clique no botão 
Após realizar o login, o portal será apresentado da seguinte forma:
No início será apresentado os últimos chamados, descendo a tela será possível abrir chamados e visualizar as informações da base de conhecimento.
Base de conhecimento
Ao acessar a base de conhecimento será apresentada as informações da base.
Ao lado direito será possível buscar pelas categorias cadastradas e também é apresentado os documentos mais visualizados.
Utilize o campo 
para facilitar a busca na base de conhecimento.
Chamados
Na tela de chamados, para realizar a abertura de um novo chamado, clique no botão 
.
Ao clicar, preencha as informações do chamado, como mostrado na próxima imagem.
Por fim, clique no botão 
.
Quando seu chamado for respondido ele estará em destaque, como mostrado na próxima imagem.
Para visualizar a resposta do chamado, clique sobre o mesmo.
Será apresentada as informações do chamado, conforme a próxima imagem.
Para responder o chamado, preencha a mensagem no campo resposta e clique no botão 
Caso deseje anexar algum arquivo, clique no botão 
Ainda na tela de chamados, vamos entender as demais opções.
Para facilitar a busca de seus chamados, filtre por sua etiqueta, utilize o campo de busca e também as opções do busca avançada.
6. Relatórios
O VHDesk possui três opções de relatórios: Chamados, Manuais e Clientes.
Para acessar, vá ao menu relatórios e escolha a opção desejada, como mostrado a seguir.
7. Meu VHDesk
Para acessar o seu portal de atendimento de uma forma mais rápida, basta clicar na opção Meu VHDesk em seu aplicativo.
Ao clicar, você será redirecionado ao seu portal de atendimento.