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Cadastro de Clientes e Fornecedores

O vhsys é um sistema muito simples para você gerenciar seus cadastros de Clientes e Fornecedores. Além disso, os cadastros podem ser localizados facilmente e você controla as informações do seu negócio com o máximo de precisão.

Vamos lá! 😃

Neste artigo você vai aprender a:

1. Cadastrar um Cliente/Fornecedor

2. Inserir Dados Adicionais

3. Preencher a guia Fiscais e Tributárias

4. Gerenciar o Cadastro de Clientes/Fornecedores

 

1. Cadastrar um Cliente/Fornecedor

Para cadastrar um novo cliente ou fornecedor, acesse o menu: Cadastros ⇢ Clientes / Fornecedores.

Clique no botão Adicionar:

Na tela, Dados do cliente e fornecedor, teremos inicialmente as informações:

1. Selecione o Tipo de cadastro (Cliente/Fornecedor/Ambos). Desta forma, caso sua empresa tenha casos de clientes que também são fornecedores, os dados serão unificados.

2. Escolha o Tipo de pessoa (Física ou Jurídica). Como exemplo, faremos o cadastro como Pessoa Jurídica (PJ).

Dica: Ao selecionar Pessoa Física (PF), aparecerá os campos Data de nascimento e Gênero.

3. Caso queira, no campo Categoria/Classificação selecione um grupo para inserir seu cliente ou clique no botão () para adicionar uma nova categoria.

4. Marque se o cliente é ativo ou inativo em Situação cadastro.

5. Em Foto do cliente, ao clicar aparecerá uma nova janela com a opção de tirar a foto do cliente ou selecionar uma foto arquivada em seu computador. (Opcional).

6. Insira o CNPJ e clique no botão da Lupa (), irá preencher a Razão social automaticamente. 

7. Preencha o Nome fantasia.

8. No campo Aplicativo, você terá acesso ao aplicativo de consulta Serasa.

Dica: O aplicativo de Consultas Serasa oferece desde consultas simples até mais detalhadas e os valores variam conforme a quantidade de dados e tipos de informações. Para saber mais, acesso o manual sobre o aplicativo Consulta Serasa.

9. Insira a Inscrição municipal e Inscrição estadual  e caso o cliente seja Isento de inscrição é só marcar na opção Isento.

Dica: Caso não tenha a informação da Inscrição Estadual, consulte o Portal Sintegra.

10. Logo em seguida, teremos os campos de contato: Celular, Telefone, Ramal e Fax. Informa os dados corretamente, incluindo o celular, para que seu cliente possa receber mensagens, caso você utilize algum aplicativo de envio de SMS.

11. Insira o e-mail para que seu cliente receba o arquivo XML das notas fiscais. Para mais de um e-mail, separe por ponto e vírgula (;)

12. Caso queira, preencha Site ou Perfil (URL).

13. No campo Observações, insira alguma informação adicional interna.

14. Em seguida temos as informações de endereço do cliente. Você pode digitar o CEP e buscar clicando no botão da Lupa (). 

Dica: Caso tenha inserido o CNPJ e feito a busca, os campos serão preenchidos conforme o cadastro na Receita.

2. Inserir Dados Adicionais

Na guia Mais informações, você preenche quando seu cliente for da Zona Franca de Manaus, em caso de Pessoa Jurídica.

Selecionando Pessoa Física, aparecerá os seguintes campos:

Em Contato adicional, você pode adicionar informações do Responsável legal, por exemplo. 

Caso seu cliente tem outros endereços (retirada/entrega/cobrança), inclua na guia Endereço.

Sabemos que o seu cliente é muito especial para você e por isso, em Configurações, você consegue preencher as seguintes informações:

Lista de preço: Pode especificar para este cliente, uma lista de preço que será puxada automaticamente no momento de fazer Orçamentos, Pedidos ou Notas Fiscais.


Condição de pagamento: Informe a condição de pagamento padrão de seu cliente.


Nome do vendedor:  É possível vincular o cliente com um vendedor específico, facilitando o preenchimento quando for realizar uma venda ou pagamento de comissões.


Nome do profissional: É possível vincular o cliente com um profissional específico, facilitando o preenchimento quando for realizar uma venda ou pagamento de comissões.


Modalidade de frete:  Você consegue definir se o transporte será feito pelo Remetente, Destinatário ou por Terceiros.


Transportadora: Você pode vincular uma transportadora ao cliente, para facilitar o preenchimento, no momento de uma venda.


Limite de crédito (R$):  Informe um valor limite para vendas feitas ao cliente. Caso queira permitir que ele ultrapasse o valor definido, basta marcar a opção ao lado.

3. Preencher a guia Fiscais e Tributárias

Na tela a seguir, temos as informações Fiscais e Tributárias. Marque consumidor final ou contribuinte ICMS. Insira as Observações da nota, caso tenha alguma.

Obs.: Marcando “Sim” em contribuinte ICMS, também pode escolher o Regime tributário do seu cliente. 

Precisa deixar algum arquivo junto com o cadastro? É só inserir o arquivo na guia Anexo.

Não achou os campos que gostaria? Fique tranquilo, temos a solução!

Em Campos Personalizados, você consegue inserir campos complementares. É só ir em Configurações () ⇢ Parâmetros do Sistema ⇢ Cadastros. 

Após adicionar os campos que precisa, irá aparecer dentro do cadastro do cliente:

Dica: Se adicionar campos (e colocar como obrigatórios), ao preencher as informações de cadastro do seu cliente terá que preencher os campos personalizados também.

Terminamos! Fácil, né? Agora é só salvar o cadastro! 😎

4. Gerenciar o Cadastro de Clientes/Fornecedores

Vamos ver como gerenciar o cadastro de Clientes e Fornecedores!

1. Caso você tenha uma base de clientes muito grande, pode clicar no botão Importar. Para saber mais, acesse: Importar Clientes e Fornecedores.

2. É possível fazer a exclusão de um  Cliente ou Fornecedor de forma individual ou em massa. 

3. No botão Mais Ações,  podemos Exportar o cadastro de Clientes e Fornecedores em formato de planilha (Excel). É possível Imprimir uma listagem de Clientes e Fornecedores.

4. Você pode fazer uma  busca rápida pelo: Nome, Razão Social, ID ou CNPJ de Clientes e Fornecedores. Clique na Lupa () para que a busca seja feita.

5. Você também pode realizar uma Busca avançada utilizando alguns filtros, como:

Situação: Selecione Ativo ou Inativo.
Tipo de Cadastro: Marque a opção Cliente, Fornecedor ou Ambos.
Categoria: Informe a categoria desejada.
Vendedor: Insira o nome do vendedor.
Créditos no PDV: Selecione Sim ou Não.

Dica: Marcando a opção exibir nome fantasia para pessoas jurídicas, caso não tenha um nome fantasia cadastrado, será apresentado a Razão social.

6. Lista de registro dos clientes e fornecedores em que você pode verificar: ID, Nome, CNPJ/CPF, Telefone e Situação.

7. Caixa para selecionar itens em massa.

8. Temos o Registro de Ocorrência, a Ficha cadastral e o Botão Ações.
Registro de Ocorrência: Registre negociações ou acordos com clientes, ficando arquivado e sendo possível sua visualização em Pedidos ou Notas Fiscais.
Ficha cadastral: Consulte os dados do seu cliente.
Botão Ações: Temos uma lista com atalhos, conforme imagem abaixo:

Novo recebimento: Adicione um novo lançamento no contas a receber.
Novo pagamento: Inclua um novo pagamento no contas a pagar.
Novo pedido:  Abre a tela para inserir os Dados do pedido.
Novo orçamento: Inicia a tela para gerar um Orçamento.
Nova ordem de compra: Abrirá a tela de Dados da ordem de compra.

Dica:  Se o seu cliente estiver como Fornecedor ou Ambos, em Tipo de cadastro, as opções de Novo pagamento e Nova ordem de compra serão apresentadas.

Muito simples, né? 😎

Ficou com alguma dúvida? Não se preocupe, nosso time de suporte vai te ajudar a resolver seu problema. Pode confiar!

Até mais!

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