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Cadastro de Clientes e Fornecedores

O VHSYS oferece um sistema muito simples para você gerenciar seus cadastros de Clientes e Fornecedores. Através de uma gestão unificada e de fácil acesso você controla as informações de sua empresa com o máximo de precisão.   

Índice

1. Cadastrando um Cliente/Fornecedor

2. Endereços e Configurações Adicionais

3. Fiscais e Tributárias

4. Dados Adicionais

5. Gerenciando o Cadastro de Clientes/Fornecedores

1. Cadastrando um Cliente/Fornecedor

Para cadastrar um novo cliente ou fornecedor acesse o menu: Cadastros > Clientes / Fornecedores

Tela de cadastros de clientes e fornecedores

Em seguida, clique no botão Botão adicionar cliente e fornecedor

Tela adicionar cliente e fornecedor

Na guia Dados do cliente/fornecedor selecione no campo Tipo de Pessoa se é Pessoa Física ou Pessoa Jurídica.

No campo CNPJ você deve inserir o CNPJ já existente.

Através do botão Botão lupa branca busca é possível realizar a busca de dados cadastrais diretamente do sistema da Receita Federal. O mesmo ícone da lupa branca também permite buscar endereços digitando o CEP.

Clicando no botão Botão lupa azul busca você terá acesso ao aplicativo de consulta Serasa.

Tela dados do cliente e fornecedor

O aplicativo de Consultas Serasa oferece desde consultas simples até consultas mais detalhadas e os valores variam conforme a quantidade de dados e tipos de informações.

Tela cadastros de clientes e consulta serasa

Ao preencher o campo Cidade, após digitá-la é necessário selecioná-la clicando com o mouse sobre a cidade desejada na lista de cidades. Se você digitar apenas o nome da cidade sem selecioná-la, não será possível emitir Notas Fiscais para este cliente.

Selecionar cidade e preencher email

Preencha o campo E-mail para que seu cliente receba corretamente o arquivo XML das notas fiscais.

Logo após informar os dados do seu cliente, informe também os dados de contato, inclusive o celular para que este possa receber mensagens caso você utilize algum aplicativo de envio de SMS.

2. Endereços e Configurações Adicionais

Para adicionar mais de um endereço no cadastro principal do cliente vá até o campo Tipo de Endereço e informe os endereços de retirada, entrega ou cobrança e clique em Incluir.

Tela cadastros de clientes e enderecos

Na guia Configurações adicionais você pode vincular uma Lista de Preço específica para este cliente, que será puxada automaticamente no momento de fazer Orçamentos, Pedidos ou Notas Fiscais.

Em Condições de Pagamento informe a condição de pagamento padrão de seu cliente.

Em Anexos você pode incluir documentos, contratos e acordos comerciais de seus clientes e fornecedores.

Tela cadastros de clientes e configurações adicionais

3. Fiscais e Tributária

 

Na guia Fiscais e Tributárias preencha as seguintes informações:

Tela fiscais e tributárias

Observações da nota: insira observações pertinentes a nota.

Consumidor Final: defina se é consumidor final marcando Sim ou Não.

Regime tributário: selecione se é Simples Nacional ou Regime Normal .

Ramo da atividade: marque uma das opções: Indústria, Atacado ou Varejo.

4. Dados Adicionais

 

Em Tipo de Cadastro é possível sinalizar o cadastro como: Cliente, Fornecedor ou Ambos. Desta forma, caso sua empresa tenha casos de clientes que também são fornecedores, os dados serão unificados.

Dados adicionais e tipo de cadastro

Em Categoria/Classificação, caso sua empresa necessite, poderá classificar seus clientes ou fornecedores da forma que desejar. Para adicionar novas categorias clique em Botão adicionar nova categoria

Em seguida, clique no botão Adicionar nova categoria:

Adicionar categorias e adicionar nova categoria

Na tela Dados Cadastrais preencha o campo Nome da categoria e em Status selecione Ativo ou Inativo.

Dados adicionais e dados cadastrais

Clique no botão Botão salvar para salvar as alterações.

Quando você adiciona novas categorias, o sistema gera uma ID para cada uma delas.

Tela nova categoria

Na guia Dados adicionais você tem as seguintes informações:

Dados adicionais

Em Inicio da Atividade informe o inicio da atividade da empresa cadastrada.

Em Final da Atividade informe o final da atividade da empresa cadastrada.

Em Nome do vendedor é possível vincular o cliente com um vendedor específico, facilitando o preenchimento quando for realizar uma venda ou pagamento de comissões.

Em Situação o sistema indica se o cadastro do Cliente/Fornecedor está Ativo ou Inativo.

Em Inscrição na Suframa o sistema mostra se o Cliente ou Fornecedor Pessoa Jurídica (PJ) está localizado na Zona Franca de Manaus. Essa informação é necessária para emissão de notas fiscais.

Em Inscrição Produtor Rural: caso seu cliente ou fornecedor for Pessoa Física (PF) e seja Produtor Rural.

Em Observações: insira observações que desejar no cadastro.

Adicionar Foto: esta opção é disponível somente para Pessoa Física. 

5. Gerenciando o Cadastro de Clientes/Fornecedores

Clientes e fornecedores gerenciar

Através do campo Pesquisar é possível digitar na  busca rápida o Nome, Razão Social ou CNPJ de Clientes/Fornecedores e buscá-los através do botão Botão lupa azul busca

Em Importar você pode importar dados de cadastros para o VHSYS apenas se estiverem no formato de planilha do Excel.

Em Excluir é possível fazer a exclusão de Clientes e Fornecedores de forma individual ou em massa.

Clicando no botão Botão mais ações é possível realizar duas ações:

Em Exportar é possível exportar o cadastro de Clientes/Fornecedores em formato Excel.

Em Imprimir é possível imprimir uma listagem de Clientes/Fornecedores.

Em Registro de Ocorrência é possível registrar negociações ou acordos com clientes, ficando arquivado e sendo possível sua visualização em Pedidos ou Notas Fiscais.

Busca Avançada

Busca avancada de clientes e forenecedores

Nesta função é possível realizar a busca por Clientes/Fornecedores utilizando os seguintes filtros:

Situação: selecione Ativo ou Inativo.

Tipo de Cadastro: selecione se é Cliente ou Fornecedor.

Categoria: selecione a categoria desejada.

Vendedor: insira o nome do vendedor.

Em seguida clique no botão Botão lupa azul busca  para realizar a busca.

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