Você já imaginou agilizar sua rotina e não depender de planilhas?
Com o vhsys seu Contas a Receber fica simples, rápido e seguro.
Ele é Integrado ao vendas e serviços, você consegue controlar os vencimentos, cadastrar serviços recorrentes e ainda emite boletos e carnês!
Vamos te mostrar como é fácil! 😄
Neste artigo você vai aprender como:
1. Adicionar uma Receita Manual
2. Gerenciar o Contas a Receber
3. Emitir Boleto Com Registro
4. Busca e Busca Avançada
1. Adicionando uma Receita Manual
Para cadastrar ou gerenciar suas receitas, acesse o menu: Financeiro ⇢ Contas a Receber.
Para inserir uma nova receita, clique no botão Adicionar:
Ao clicar, a seguinte tela será apresentada:
1. Nome da receita: Digite uma descrição para o lançamento (Exemplo: Energia Elétrica – 09/2020).
2. Conta bancária: Informe uma conta bancária. Caso não possua, realize o cadastro antes da criação do título.
3. Categoria: Informe a categoria financeira. O sistema possui por padrão algumas categorias. Caso necessite de mais categorias, é só fazer o cadastro. Para saber mais, acesse o artigo Categorias Financeiras.
4. Cliente: Informe o nome do cliente desejado. Caso não possua cadastro no sistema, utilize a opção Este cliente não possui cadastro, deseja completá-lo? Se precisar de um cadastro completo, acesse o Cadastro de Clientes e Fornecedores.
5. Vencimento: Digite a data de vencimento da conta.
6. Valor: Digite o valor da despesa.
7. Tipo de Registro:
Conta: O vhsys irá gerar uma conta a receber.
Boleto: O vhsys irá gerar uma conta a receber com emissão de um Boleto Bancário.
Duplicata: O vhsys irá gerar uma conta a receber com a emissão da Duplicata Mercantil.
8. Data da emissão: Por padrão, o sistema utiliza a data do lançamento, mas você pode alterar.
9. Pago: Caso esta opção seja marcada, o lançamento será gerado e pago ao mesmo tempo.
Vamos para a guia Detalhes da conta:
1. Nº do documento: Preencha o número do documento de sua receita.
2. Forma de pagamento: Selecione o tipo de pagamento de sua receita.
3. Centro de Custos: Informe o centro de custos. Caso não tenha, utilize a opção Deseja cadastrar este centro de custos e o sistema permitirá o cadastro na mesma tela de lançamentos de Despesas. Você também pode cadastrar manualmente no menu: Financeiro ⇢ Parâmetros ⇢ Centro de Custos.
4. Ocorrência: Selecione o tipo de ocorrência (Única ou Parcelada). Caso você marque como Parcelada, será liberada a quantidade de parcelas, a data, o valor e a forma de pagamento de cada parcela.
O valor será dividido, possibilitando a alteração das datas, parcelas e forma de pagamento.
5. Observações: Você pode informar detalhes diversos sobre a receita.
Após ter lançado suas contas a receber clique no botão Salvar.
2. Gerenciando o Contas a Receber
Vamos entender as funções!
Excluir: Selecione a receita que deseja excluir e clique no botão Excluir.
Imprimir: Basta clicar no botão imprimir e o sistema fará a impressão de suas Contas a Receber.
Botão Mais Ações
Através do botão Mais Ações é possível realizar algumas tarefas. Em alguns casos, algumas funções só aparecerão se você tiver o Boleto com Registro. Veja abaixo:
Se você está sem o serviço de Boleto com Registro, aparecerá assim:
Importar Retorno: Importe o arquivo de retorno para confirmar a remessa enviada e também para identificar de forma automática os boletos que foram pagos.
Histórico de Retornos: Utilize esta opção para visualizar os arquivos de retorno que foram importados para o vhsys clicando no ícone Visualizar Títulos, você irá visualizar os boletos e qual instrução de retorno cada um recebeu.
Liquidar contas: Basta selecionar as contas a serem liquidadas e clicar em Liquidar contas. Nesta opção as contas serão liquidadas com os valores originais e considerando a data atual como liquidação.
“Desliquidar” contas: Selecione as contas a serem “Desliquidadas” e clique em “Desliquidar” contas.
Agrupar Contas: Selecione as contas a serem agrupadas e clique em Agrupar Contas. Nesta opção as contas serão agrupadas com os valores originais somados.
Imprimir Boletos: Imprime os boletos selecionados em apenas uma seleção, sem necessidade de clicar conta a conta para realizar a impressão.
Imprimir carnê: Imprime em formato de carnê os boletos selecionados. Para mais informações, clique aqui.
Importar: É possível lançar suas despesas a partir de uma planilha, em formato .csv. Para maiores informações, clique aqui.
Se você está com o serviço de Boleto com Registro, aparecerá assim:
Gerar Remessa: Gere o arquivo de remessa para enviar ao seu banco, desta forma seu boleto emitido será registrado no banco. Para maiores detalhes clique aqui.
Histórico de Remessas: Utilize esta opção para verificar as remessas geradas, também será possível você baixar o arquivo de remessa novamente e verificar os boletos que contém na remessa, basta clicar no ícone Visualizar Títulos.
Agora vamos te explicar sobre os lançamentos.
Para Alterar Receita basta clicar sobre o lançamento desejado.
Para liquidar um lançamento, clique em Situação:
Ao clicar, irá aparecer a seguinte janela:
Se a opção Baixar conta estiver marcada, ao clicar em salvar, o pagamento será efetuado de forma integral.
Para a Liquidação Parcial: Informe o valor pago e desmarque a opção Baixar conta. O sistema manterá um histórico de suas liquidações e formas de pagamento.
Agora, vamos ver as funções dos seguintes ícones:
Enviar Email (
): Envie o boleto por e-mail para o seu cliente.
Boleto ( 
): Abre o boleto para envio ou impressão do boleto.
Registrar operação (
): Visualize os retornos registrados para o boleto.
Imprimir Recibo (
): Clique para gerar um recibo da conta recebida.
Dica: Quando aparecer o ícone DM, quer dizer que o lançamento foi realizado como Duplicata Mercantil. Para fazer a impressão da Duplicata, basta clicar no ícone DM.
3. Boleto Com Registro
Fique atento! Você precisa homologar com o seu banco antes de colocar em operação. Contate nossa equipe de suporte para maiores informações.
Após a criação de uma receita com Boletos registrados, você terá duas opções para gerar a remessa:
Acima podemos observar o alerta de remessas a serem geradas, para assim importar em seu banco.
Para ter acesso as remessas você pode clicar em Gerar Remessa. Veja a imagem abaixo como funciona:
Selecione o banco que deseja fazer a geração, o intervalo de datas e clique em pesquisar:
Após este processo selecione os boletos que deseja criar a remessa e clique no botão Gerar remessa.
Logo depois de ter gerado a remessa, importe em seu banco. Para verificar local de importação do arquivo de remessa, entre em contato com o seu banco.
Dica: Caso venha a fazer uma nova inclusão, é necessário fazer a remessa novamente.
Após o processamento do arquivo de remessa em seu banco, faça a exportação do arquivo de retorno no seu banco e fique atento caso tenha alguma instrução de retorno.
Para importar o arquivo de retorno no vhsys, acesse: Financeiro ⇢ Contas a Receber ⇢ Mais Ações ⇢ Importar Retorno.
Para ter acesso ao arquivo de retorno, basta clicar em Contas a receber ⇢ Mais ações ⇢ Histórico de retornos.
Na tela Histórico de retornos você consegue visualizar todo o histórico:
Você consegue Abrir Retorno (
) e Visualizar Títulos (
).
Obs.: Boleto com Registro é um serviço contratado a parte ao sistema vhsys.
Para acessar o manual completo, clique em Boleto Com Registro.
4. Busca e Busca Avançada
Você consegue buscar lançamentos no vhsys de forma rápida!
Pesquisar: Você pode fazer a busca de suas Contas a Receber por Nome da Despesa e Cliente.Visualizar alterações (abrir em uma nova aba)
Busca Avançada
1. Origem: Você pode escolher: Assinaturas, Pedidos, Ordem de Serviço, NF-e, NFc-e e Vendas Balcão
2. Situação: Selecione as seguintes contas: Todas, Em aberto, Em atraso, Pago, Agrupado.
3. Categoria: Busca as contas com base as Categorias Financeiras.
4. E-mails: Mostra os e-mails Enviados e Não Enviados.
5. Data de Vencimento: Exibe as receitas entre as datas.
6. Data de Cadastro: Mostra os lançamentos entre as datas.
7. Data de Emissão: Pesquisa as receitas entre as datas.
8. Valor Total: Mostra as contas entre os valores informados.
9. Conta Bancária: Exibe os lançamentos em determinada conta bancária.
10. Forma de Pagamento: Mostra as receitas com base na forma de pagamento.
11. Centro de Custo: Busca as receitas com base no centro de custo selecionado.
Viu como é fácil?
Você já ouviu falar sobre Open Banking? Essa nova funcionalidade promete tornar o sistema financeiro mais claro e competitivo, dando mais liberdade e autonomia para os clientes.
Você consegue efetuar pagamentos e transferências com a sua conta Stone diretamente pelo vhsys! Legal, né?!
Quer saber mais? Acesse o nosso artigo O que é Open Banking?
Ainda ficou com alguma dúvida? Entre em contato com a gente! Será um prazer te ajudar! 😘
Até a próxima! 🙂