Nota Fiscal NF-e – Saiba como Emitir nota fiscal com VHSYS
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Nota Fiscal – Emitir Nota Fiscal Eletrônica | VHSYS

De todas as facilidades trazidas pela internet nos últimos anos, a possibilidade de emitir uma nota fiscal eletronicamente e enviá-la diretamente ao cliente é certamente uma das melhores para o pequeno e médio empresário. Em vigor desde 2006, a Nota Fiscal Eletrônica ou ‘NF-e’ poupa o empreendedor de precisar emitir a nota em papel e enviar pelos correios, além de facilitar o controle de impostos pela Receita Federal. Hoje emitir nota fiscal eletrônica está muito mais fácil e prático.

Como emitir nota fiscal

Neste tutorial iremos ensiná-lo a como emitir uma Nota Fiscal. Neste passo a passo você saberá como preencher cada campo solicitado e ao final do processo estará apto a tirar notas fiscais com rapidez e segurança.

Para emitir ou gerenciar suas notas fiscais acesse o menu: Vendas > Notas Fiscais

menu vendas notas fiscais

Em seguida clique no botão: botao adicionar nota fiscal

adicionar nota fiscal

Índice

1. O que é preciso para emitir NFC-e

2. Dados da Nota Fiscal

3. Registros do Cliente

4. Produtos

5. Informações do Produto

6. Totais da nota fiscal

7. Pagamento

8. Transporte

9. Detalhes da nota fiscal

10. Emitindo e Gerenciando suas notas fiscais

1. O que é preciso para emitir NF-e?

  • Certificado digital modelo  A1;
  • No PR é necessário o Pedido de Uso de Software (assim como a NF-e);

2. Dados da Nota Fiscal

dados da nota fiscal

Natureza da Operação: Este campo faz uma busca na Base de dados de CFOP do sistema para definir a natureza de operação da Nota Fiscal. Caso tenha a necessidade de utilizar vários CFOPs nos produtos, informe manualmente no item produtos. A busca pode ser feita pelo CFOP ou a descrição do mesmo.

Finalidade: NFe normal, NFe Complementar, NFe de Ajuste e Devolução / Retorno.

Tipo: Saída, Entrada, Importação e Exportação. Nos casos de Nota Fiscal de Importação e Exportação, o sistema carregará campos adicionais para a emissão da mesma.

Lembrando que o sistema não realiza os cálculos automáticos na emissão de Notas Fiscais de Importação.

Série NF-e: Série da nota fiscal (consulte sua contabilidade para maiores informações.)

Número NF-e: Número da Nota Fiscal, a sequência pode ser configurada em Configurações > Parâmetros > Numerações.

Para selecionar o Cliente basta iniciar a digitação do nome, ID ou CNPJ/CPF que o sistema fará a busca no Cadastro de Clientes e Fornecedores, ou  clique em (Este cliente não possui cadastro, deseja completá-lo?), para fazer o cadastro do cliente dentro do Pedido.

Local de retirada e entrega

local de retirada e entrega

Para Local de retirada diferente do emitente, marque a opção.

O sistema apresentará uma nova tela a qual você poderá marcar o endereço do emitente desejado e clicar em selecionar.

Para Locais de entrega diferente do destinatário marque a opção.

O sistema apresentará uma nova tela a qual você poderá marcar o endereço do destinatário desejado e clicar em selecionar.

local de entrega diferente do destinatario

Itens acima disponíveis apenas quando o cliente possuir este dados em seu cadastro.

3. Registros do Cliente

Ao fazer a busca do cliente você terá acesso a todas as movimentações do cliente, como registros financeiro e anotações informadas manualmente (registro de conversas).

Após digitar o nome do cliente, o ícone Ver ocorrências aparecerá na tela. Ao clicar nele você poderá visualizar os registros feitos nos cadastros do sistema.  

ver ocorrencias registros

Também é possível verificar algumas informações do cliente no momento em que a Nota Fiscal é feita. Ao clicar em Registros do Cliente e sua empresa terá acesso as seguintes informações.

Últimas Vendas: Mostra as últimas vendas realizadas para o cliente, incluindo: Código, Data, Valor e Link para Nota Fiscal Eletrônica.

ultimas vendas nota fiscal

Produtos Mais Vendidos: Mostra os produtos que o cliente mais compra, ficando fácil para o departamento comercial explorar novas vendas ou orçamentos.

produtos mais vendidos nota fiscal

Registro de Conversas: Recurso disponível no Cadastro de Clientes e Fornecedores, que possibilita registrar negociações ou informações pertinentes ao cliente.

registro de ocorrencias conversas

Vendedor: Informe o vendedor que realizou a venda. Utilizado para comissão.

campo vendedor

Profissional: Informe o profissional que realizou a venda. Utilizado para comissão. Para ativar esta opção vá até o menu Configurações > Parâmetros > Gerais Comissão 2 vendedores.

parametros gerais comissao vendedores

4. Produtos

produtos_site_vhsys

Em Lista de Preço você pode realizar a busca de produtos e serviços.

Em Produto / código basta iniciar a digitação do nome do produto que o sistema fará a busca no Cadastro de Produtos..

Caso ainda não tenha o produto cadastrado, você tem a opção de cadastrá-lo através da tela de nota fiscal, para isso, digite o nome do produto e um menu de cadastro aparecerá, conforme próxima imagem.

Opção cadastro do produto

Clicando na opção Opção adicionar produto será apresentada a tela para o cadastro do produto, como mostrado na próxima imagem.

Tela de cadastro produtos

Quantidade inicial de estoque: Informe a quantidade inicial de estoque do produto que está sendo cadastrado.

Após preencher as informações, clique no botão Botão salvar.

Preencha os demais campos:

Qtde: Quantidade de produtos que será vendida.

IPI e ICMSapós a seleção do produto o sistema puxará os valores cadastrado nas aliquotas de IPI e ICMS.

Valor Unitário: Valor de cada item da Nota Fiscal.

CFOP: Coleta informação da Natureza de Operação da Nota Fiscal.

NCM: Número Comum do Mercosul, Informação coletada em Cadastro de Produtos.

Valor Total: O mesmo é calculado automaticamente pelo sistema.

*Atenção:

Os campos de IPI, ICMS, Valor Unitário, CFOP e NCM podem ser configurados diretamente no cadastro de produtos, e se assim for serão carregados automaticamente logo após a seleção do produto na Nota Fiscal.

5. Informações do Produto

Para alterar as informações tributárias do produto clique no botão Editar Produto: botao_editar_produto_site_vhsys

informacoes do produto

Dados: Ao clicar nesta guia você irá visualizar os dados referentes ao produto informado na Nota Fiscal. Preencha os campos existentes nesta página  e em seguida clique no botão: botao salvar

guia dados informacoes do produto

ICMS: Ao clicar nesta guia você irá visualizar as informações referentes ao ICMS do produto. Preencha os campos existentes nesta página e em seguida clique no botão: botao salvar

guia icms informacoes do produto

IPI: Ao clicar nesta guia você irá visualizar informações e alíquotas referentes ao IPI do produto. Preencha os campos existentes nesta página e em seguida clique no botão: botao salvar

guia ipi informacoes do produto

PIS: Ao clicar nesta guia você irá visualizar informações e alíquotas referentes ao PIS do produto. Preencha os campos existentes nesta página e em seguida clique no botão: botao salvar

guia pis informacoes do produto

COFINS: Ao clicar nesta guia você irá visualizar informações e alíquotas referentes ao COFINS do produto. Preencha os campos existentes nesta página e em seguida clique no botão: botao salvar

guia cofins informacoes do produto

ST: Ao clicar nesta guia você irá visualizar informações e alíquotas referentes a Substituição Tributária do Produto. Preencha os campos existentes nesta página e em seguida clique no  botão: botao salvar

guia st informacoes do produto

IMPORTAÇÃO: Ao clicar nesta guia você irá visualizar informações gerais correspondentes  a imposto de importação, declaração de importação e adições. Preencha os campos de acordo com informações pertinentes e em seguida clique no botão: botao salvar

guia importacao informacoes do produto

Adições: permite a você adicionar informações de Número, Código do Fabricante, Valor, realizar a inclusão e salvar no sistema.  

guia importacao adicoes informacoes do produto

Para o preenchimento correto de todas estas telas consulte sua contabilidade.

 6. Totais da nota fiscal

totais da nota fiscal

Base de Cálculo de ICMS: O sistema faz o calculo automaticamente conforme a somatória da BC do ICMS de todos os produtos tributados pelo imposto + Frete + Outras despesas. Caso não queira incluir frete e outras despesas na BC do ICMS, você pode realizar esta configuração diretamente nos parâmetros do sistema.

Valor do ICMS: O sistema faz o cálculo automaticamente conforme informações adicionais dos Produtos.

Base de Cálculo ST: O sistema calcula automaticamente base de cálculo de todos os produtos com ST conforme o preenchimento da aba ST nas informações do produto.

Valor do ICMS ST: O sistema informa automaticamente o valor do ICMS ST dos produtos conforme o preenchimento da aba ST nas informações do produto.

Valor dos Produtos: Item calculado automaticamente quando os produtos são adicionados na Nota Fiscal.

Valor do Frete: Informe o valor do frete da Nota fiscal.

Desconto %: É possível aplicar descontos em porcentagem ou em reais, ficando simples para arredondamentos de valores ou negociações financeiras.

Valor do IPI: Calculado automaticamente caso os produtos tenham incidência de impostos.

Valor Despesa: Despesas adicionais da nota Fiscal.

Total da Nota: Valor calculado automaticamente dos produtos da nota.

7. Pagamento

tela pagamento orcamentos

Condição de pagamento: Você poderá selecionar uma condição de pagamento já criada.

Condições de pagamento pré-definidas que podem ser cadastradas no menu: Financeiro > Parâmetros > Condições de Pagamento para maiores explicações sobre a condição de pagamento clique aqui.

Ou você pode informar a quantidade de parcelas e clicar no botão: botao gerar parcelas

O sistema fará a geração automática das parcelas com intervalo de 30 dias.

Data: Data de vencimento das parcelas.

Valor: Valor da Parcela.

Forma de Pagamento: Dinheiro, Cartão, Boleto, etc.

Observações: Detalhes adicionais a serem informados na parcela.

 

8. Transporte

transporte notas fiscais

Na tela Transporte sua empresa terá de informar as condições do frete.

Peso: Informe o peso bruto e liquido dos itens da nota.

Volumes: Informe a quantidade de volumes da nota.

Espécie: Informe o tipo da embalagem: Ex: caixa, saco e etc.

Marca: Você pode informar a Marca.

Numeração: Permite que você informe a numeração.

Modalidade de frete: Informe se é Remetente, Destinatário ou Sem Frete.

Transportadora: Inicie a digitação da Transportadora. Caso não esteja cadastrado você poderá fazer o preenchimento dos dados no próprio Pedido utilizando o recurso: Esta transportadora não possui cadastro, deseja completá-lo?        

deseja atualizar o cadastro desta transportadora

Placa: Informe a placa do veículo que fará o transporte da nota.

9. Detalhes da Nota Fiscal

detalhes da nota fiscal novo layout

Nesta opção é possível informar os seguintes itens:

Data de saída: Data de saída da nota.

Ordem de Compra: Número da ordem de compra.

Tipo de Atendimento: Selecione o tipo de atendimento, conforme as opções disponibilizadas pela Receita.

Observações: Observações referentes ao fisco informadas na nota fiscal.

Mensagens padrões: Selecione as mensagens padrões da nota fiscal incluídas em Configurações > Parâmetros > Mensagens.

Observações Internas: Utilizado para controles internos da empresa e observações de negociações.


10. Emitindo e Gerenciando suas Notas Fiscais

emitir gerenciar notas fiscais

Adicionar Nota Fiscal: Ao clicar neste botão você será direcionado para a tela de dados da Nota Fiscal, através da qual poderá incluir uma nova nota fiscal no sistema.

Importar: É possível importar uma nota fiscal para o sistema.

Excluir: Você pode excluir uma nota fiscal selecionando-a e em seguida clicando no botão excluir.

Mais Ações: Após clicar neste menu você pode realizar as seguintes ações: Imprimir,

Exportar, Imprimir em massa, Inutilizar notas e Carta de Correção.   

mais acoes gerenciar emitir notas fiscais

Busca: É possível realizar a busca digitando dados como: Nome do Cliente, Número da Nota

Fiscal e CNPJ. Após digitar os dados clique no botão: lupa azul busca

Busca avançada: Você pode fazer uma busca mais detalhada preenchendo os campos:

Situação, Data Saída, Vendedor, Valor Total. Após digitar osa dados clique no botão: lupa azul busca

Botão Açõesbotao_acoes_site_vhsys: Clicando sobre este botão você pode realizar as seguintes ações: Emitir Nota Fiscal, Copiar Nota, Pré-visualizar NF-e, Visualizar Impostos, Lançar Contas, Lançar Estoque, Etiquetas e Alterar Status.

menu acoes nota fiscal

botao emitir nota fiscalEmitir Nota Fiscal: Transmite a Nota Fiscal para a Receita Federal.

botao copiar notaCopiar Nota: Faz uma cópia fiel da nota selecionada.

botao pre visualizar nfePré-visualizar NFe: Gera uma pré-visualização dos dados básicos da NFe (não é o layout da DANFE).  

botao visualizar impostosVisualizar Impostos: Mostra detalhadamente todas as informações dos impostos da NFe, Base de Cálculo, Alíquotas, Valores, Situações Tributárias, entre outros.  

botao lancar contasLançar Contas: Lança as informações e parcelas da nota em Contas a Receber.

botao etiquetasEtiquetas: Imprima etiquetas de transporte e de produtos.  

botao alterar status Alterar Status: Possibilita sua empresa controlar o andamento da Nota.

Emitir Nota Fiscal botao emitir nota fiscal

Ao clicar no botão Emitir Nota Fiscal aparecerá a tela de verificação e emissão conforme imagem abaixo:

emissao nota fiscal 

Após a nota emitida com sucesso aparecerá a mensagem abaixo:

transmissao da nota fiscal

Podendo assim realizar a impressão da DANFE da sua nota fiscal.

Após emitida terá disponível no botão de ações o Abrir Opções.

abrir opcoes nf

Ao clicar neste botão terá as informações de chave de acesso, Protocolo e usuário.

As informações de Chave de acesso, protocolo são necessárias para verificação da veracidade da nota fiscal no estado da emissão e no ambiente nacional.

Nesta mesma tela terá os botões de:

Imprimir Danfe: Permite a Reimpressão da DANFE.

Baixar XML: Permite Baixar XML da nota emitida.

Lançar Contas: Lança as Contas da Nota.

Lançar Estoque: Lança o estoque da Nota.

Carta de correção: Permite criar uma carta de correção para a Nota.

Imprimir Etiquetas: Permite imprimir etiquetas de transporte e de produtos da Nota.

Cancelar Nota: Permite Cancelar a Nota.

nota fiscal emitida

Lançar Contas botao_lancar_contas_site_vhsys

lancar contas

Ao clicar nesta opção informe a Conta bancária e se deseja Lançar comissão.

Em seguida clique no botão: botao gerar

O sistema fará o lançamento automático em seu contas a receber. Caso a forma de pagamento for Boleto ele também fará a geração do mesmo.

Caso queira fazer o estorno do lançamento basta clicar no menu ações e utilizar a opção:

botao_estornar_contas_site_vhsysEstornar Contas:

opcao estornar contas

Note que a opção Estornar Contas só irá aparecer no menu de Ações após uma conta ter sido lançada no sistema.

O ícone botao contas lancadas(Contas lançadas) aparacerá ao lado do botão Ações botao acoese indica que existem contas lançadas.

Lançar Estoque: Utilize esta opção para fazer a baixa automática do Estoque.

Note que quando você clica na opção Lançar Estoque no menu de ações de um produto específico, a mesma opção não constará mais neste menu e sim indicado pelo ícone ao lado do botão ações. Veja na imagem abaixo:

indicacao contas lancadas

botao_etiquetas_site_vhsysEtiquetasAo clicar na opção Etiquetas no menu de ações, o sistema irá mostrar duas opções: Etiquetas de transporte e Etiquetas de produtos.

imprimir etiquetas site vhsys

Ao clicar em Etiquetas de transporte, o sistema vai gerar um arquivo que será aberto em outra aba do seu navegador e você terá as etiquetas com informações referente ao transporte da nota. Você pode imprimir, fazer download e baixar em pdf.

Ao clicar em Etiquetas de produto, você poderá imprimir etiquetas com informações dos produtos utilizando os padrões de impressão do Aplicativo de Etiquetas.   

imprimir etiquetas produtos transporte

botao_alterar_status_site_vhsysAlterar Status:

Ao clicar na opção Alterar Status no menu de ações, o sistema possibilita a sua empresa controlar o andamento da nota.

Para visualizar ou editar os dados da nota, basta clicar em cima do nome da empresa e na listagem de notas.

alterar status

Nota Fiscal

As informações de Chave de acesso, protocolo são necessárias para verificação da veracidade da nota fiscal no estado da emissão e no ambiente nacional.

Se você é MEI, saiba como emitir nota fiscal MEI neste post especial do nosso blog. Verifique se seu estado permite a emissão de NF-e no ambiente nacional, pois em muitos casos existe a nota fiscal avulsa, que é emitida diretamente no site do SEFAZ de seu estado.

Saiba mais sobre a Emissão
de Notas Fiscais:

 

Como começou a emissão de NF-e

A NF-e é um dos três projetos da Receita Federal que compõe o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, sendo os outros a Escrituração Contábil e a Escrituração Fiscal. O SPED foi idealizado para auxiliar na integração das administrações tributárias dos estados, municípios e da União. E hoje a NF-e está se tornando a principal forma de emissão de nota fiscal, sendo obrigatória para alguns setores, como o de postos de gasolina e para cigarros desde 2007. As Secretarias de Estado da Fazenda (Sefaz) disponibilizaram um emissor gratuito de NF-e com validade tributária. Em 1° de janeiro de 2017 a Sefaz parou de oferecer esse serviço em favor de soluções mais completas, como o ERP da VHSYS. Seguindo um calendário de adaptação, hoje a nota fiscal eletrônica já é plenamente reconhecida tanto pelo consumidor quanto pelo empresário que faz a sua emissão.

Como emitir Nota Fiscal Eletrônica

Para emitir é necessário uma certificação digital modelo A1: Trata-se de uma assinatura digital para pessoas físicas ou jurídicas que valida a NF-e. Ela tem prazo de validade de 1 anos e não deve ser excluída do computador caso o empreendedor opte por adquirir uma. De fato, é preciso fazer uma cópia de segurança nesse caso, para evitar perda em caso de formatação do computador, exclusão acidental ou ação de vírus. No estado do PR ainda é necessário um Pedido de Uso de Software para o uso da Nota Fiscal Eletrônica. O emissor NF-e presente no sistema de Gestão Empresarial da VHSYS já possui a assinatura, o que poupa tempo e esforço para o empreendedor.

Como preencher uma NF-e

Os principais campos a serem preenchidos em uma Nota Fiscal Eletrônica são:

Natureza da operação – é onde deve-se selecionar o Código Fiscal de Operações e Prestações – CFOP de acordo com a natureza da operação discriminada na nota.

Finalidade – deve-se selecionar entre NFe normal, NFe Complementar, NFe de Ajuste ou Devolução/Retorno.

Tipo – Deve-se definir o tipo de transação; de entrada, saída, importação ou exportação.

Como emitir nota fiscal eletrônica MEI

O Microempreendedor Individual – MEI é um dos maiores beneficiados com a possibilidade de emissão de Nota Fiscal Eletrônica. De fato, um MEI não é obrigado a emitir nota fiscal para produtos e serviços mesmo para transações interestaduais. Mas caso necessário é totalmente possível o MEI emitir nota fiscal avulsa, mesmo para vendas via Internet. Primeiramente O empreendedor deve estar munido de seu CNPJ, e em alguns casos (como na cidade de Curitiba), solicitar o Alvará de Funcionamento junto à prefeitura de seu município.

Após isso o MEI deve dirigir-se à Secretaria de Fazenda de seu estado ou Município e solicitar a Autorização de Impressão de Nota Fiscal – AIDF. A documentação necessária depende da legislação local, portanto é recomendável entrar em contato com as Sefaz de antemão. Para o MEI emitir nota fiscal avulsa – NFA-e basta ele seguir as orientações da Sefaz após a emissão da AIDF.

O estado do Paraná permite a emissão de notas diretamente no site da Receita Estadual. Contudo, a adoção de sistemas mais completos como o VHSYS é fortemente recomendável para facilitar o procedimento, sanar dúvidas e oferecer suporte em caso de problemas ou inconsistência dos dados.

Quais os tipos de NF-e

Há diferentes tipos de notas fiscais eletrônicas para diferentes tipos de recolhimentos de impostos, cada um com seu uso específico. Entenda cada um:

NF-e

É a nota fiscal eletrônica para produtos, substituindo as antigas notas 1 e A1. É emitida para toda transação envolvendo produtos após a fabricação; seja para a movimentação, venda ou revenda. Sobre eles incide o ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços e o IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados.

NFA-e

É a chamada Nota Fiscal Avulsa Eletrônica. É a mais simples e mais barata NF-e, e por enquanto apenas alguns estados oferecem essa modalidade. Como mencionado acima, é a nota mais usada por empreendedores MEI para comprovação fiscal. As categorias de produtos e serviços (nesse caso chamada de NFSe-A) enquadrados nesta categoria também variam dependendo do estado, então é necessária a consulta na Secretaria de Estado da Fazenda para sua emissão.

NFS-e

É a Nota Fiscal eletrônica para prestação de serviços. O imposto incidente neste caso é o fixado por cada município dada a natureza da transação. Para isso é necessário que na nota conste o código específico do serviço prestado, que é fornecido pela prefeitura. Por conta disso, apenas um serviço pode constar em cada nota.

A NFS-e veio substituir a Declaração de Serviços, sobre a qual incidia o Imposto Sobre Serviço – ISS. Essa nota pode ser cancelada num prazo de até 30 dias, a menos que a prefeitura estipule períodos diferentes. A empresa deve guardar essa nota no formato XML.

NFC-e

É a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, que veio para substituir o antigo cupom fiscal em papel. Sobre ela incide também o ICMS, com a diferença que ela só é emitida para o consumidor final do produto, que deve ser pessoa física, não sendo válida para pessoas jurídicas. Essa nota ainda está em processo de implantação.

MDF-e

Significa Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos e é apenas usada por empresas de prestação de serviço de transporte rodoviário de cargas, seja intermunicipal e interestadual. Ele integra diferentes documentos (incluindo diferentes NF-e) num único manifesto de carga, e foi idealizado para agilizar o registro de documentos fiscais em trânsito rodoviário.

CT-e

É a sigla de Conhecimento de Transporte Eletrônico e também é relativa à serviços de transporte de cargas intermunicipais e interestaduais, seja esse transporte rodoviário, ferroviário, aéreo ou aquaviário. Essa nota é relativa às cargas e veio substituir o formato em papel vigente até 2012. Ele acelera o processamento de faturas por parte das empresas de transporte, reduzindo custos e erros de envio de produtos.

 

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