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Ordem de Compra

O controle de compras serve para você gerenciar a compra de mercadorias e materiais para o seu negócio.

A partir dele é possível manter o estoque em dia, criar relacionamentos com fornecedores e evitar prejuízos.

O vhsys é um sistema de gestão empresarial que serve não só para controle de compras, mas para administrar todas as outras áreas do seu negócio. 

Vamos te explicar tudo! 🙂

Neste artigo você vai aprender a:

1. Criando uma Ordem de Compra

2. Gerenciando suas Ordens de Compra

1.Criando uma ordem de compra

Para cadastrar ou gerenciar uma Ordem de Compra, acesse o menu: Compras ⇢ Ordem de Compra.

Em seguida, clique no botão Nova ordem de compra.

Dados da ordem

1. Fornecedor: Se o fornecedor tem cadastro, basta iniciar a digitação do nome do fornecedor que o sistema fará a busca no Cadastro de Clientes e Fornecedores.

Caso seu fornecedor não tenha cadastro, logo após iniciar a digitação, aparecerá a opção Cadastrar fornecedor. Utilize-a para fazer o cadastro dentro da Ordem de Compra.

Ao clicar no ícone Ver ocorrências (), ao lado do campo Fornecedor na primeira imagem, é possível visualizar o histórico do fornecedor:

  • Últimas Vendas: Mostra as últimas vendas realizadas para o cliente, incluindo, data, valor e visualizar DANFE.
  • Últimas Ordens de Serviço: Mostra as últimas ordens de serviço para o cliente, incluindo, data, valor e visualizar OS.
  • Produtos Mais Vendidos: Mostra os produtos que o cliente mais compra,  facilitando para o departamento comercial explorar novas vendas ou orçamentos.
  • Contas a Pagar em Atraso: Mostra as contas a Pagar ao fornecedor selecionado.
  • Contas a Receber em Atraso: Mostra as contas a Receber ao fornecedor selecionado.
  • Registro de Ocorrências: Recurso disponível no Cadastro de Clientes e Fornecedores, que possibilita registrar negociações ou informações pertinentes ao cliente.

2. Nome do Vendedor: Insira o nome do vendedor que realizou a ordem de compra.

3. Número da ordem: Verifique/Altere o número da ordem.

Produtos

4. Produto: Inicie a digitação do nome do produto que o sistema fará a busca no Cadastro de Produtos/Serviços. Caso ainda não tenha o produto cadastrado, clique em Adicionar produto.

Será apresentada a tela para o cadastro do produto:

Quantidade inicial de estoque: Informe a quantidade inicial de estoque do produto que está sendo cadastrado. Após preencher as informações, clique no botão Salvar.

Preencha os demais campos:

5. Qtde: Quantidade de itens que deseja.

6. IPI e ICMS: Após a seleção do produto o sistema puxará os valores cadastrados nas alíquotas de IPI e ICMS.

7. Valor Unitário: Valor de cada item da Ordem de Compra.

8. Valor Total: É calculado automaticamente pelo sistema.

Obs.: Os campos de IPI, ICMS e Valor Unitário podem ser configurados diretamente no Cadastro de Produtos/Serviços. E serão carregados automaticamente logo após a seleção do produto.

Totais da Ordem

9. Total dos produtos: Item calculado automaticamente quando os produtos são adicionados.

10. Valor do IPI: Calculado automaticamente caso os produtos tenha incidência de impostos.

11. Frete: Campo utilizado para informar o valor do frete.

12. Desconto: É possível aplicar descontos em porcentagem,  simplificando o arredondamentos de valores ou negociações financeiras.

13. Peso Total em Kg: Peso total dos produtos.

14. Total da ordem: Valor calculado automaticamente dos produtos da ordem.

Pagamento

15. Condição de pagamento: Você pode selecionar uma condição de pagamento já criada. Para saber mais, acesse o artigo Condições de Pagamento.

16. Quantidade de parcelas: Quantidade de parcelas do pagamento. Insira o valor e clique no botão Gerar ( ). 

17. Data: Data de vencimento das parcelas.

18. Valor: Valor da Parcela.

19. Forma de Pagamento: Dinheiro, Cartão, Boleto, etc.

20. Observações: Detalhes adicionais a serem informados na parcela.

Dica: O sistema fará a geração automática das parcelas com intervalo de 30 dias.

Transporte

21. Modalidade de frete: Selecione se a modalidade é: Remetente, Destinatário ou Sem Frete.

22. Transportadora: Basta começar a digitar  que o nome da transportadora aparecerá para você selecionar. 

Caso não esteja cadastrado, você poderá fazer o preenchimento dos dados clicando na opção: Esta transportadora não possui cadastro, deseja completá-lo?

Detalhes da ordem

23. Data da Ordem: Data em que a Ordem foi realizada.

24. Prazo de Entrega: Digite o prazo informado pelo fornecedor e controle corretamente as entregas.

25.Observações: Detalhes adicionais da ordem.

26. Observações Internas: Utilizado para controles internos da empresa e observações de negociações.

27. Contrato/Anexos: Insira anexos no tamanho máximo de 2mb.

Após preencher todas as informações desejadas, clique em Salvar.

2.Gerenciando suas Ordens de Compra

 Veja como é fácil fazer a gestão de suas Ordens de Compra

1. Imprimir: Imprime uma listagem com as ordens de compra.

2. Agrupar: Selecione as ordens e clique em agrupar.

3. Excluir: Selecione as ordens que deseja excluir.

4. Busca: A pesquisa é realizada através dos seguintes campos: nome, fornecedor e número da ordem.

5. Busca avançada: Você pode fazer uma busca mais detalhada preenchendo os campos: Situação, Data da ordem e Valor total. Após digitar os dados, clique no botão Pesquisar ().

6. Ações (): Você poderá escolher uma das opções abaixo:

Emitir Entrada (): Gera uma entrada de mercadoria idêntica a Ordem de Compra.

Copiar Ordem (): Faz uma cópia fiel da ordem de compra selecionada.

Imprimir Ordem (): Imprime uma ordem de compra.

Lançar contas (): Lança as informações e parcelas da nota em Contas a Pagar.

Enviar por e-mail (): Abre a janela para que você preencha os dados e enviar as informações para o e-mail desejado.

Alterar Status (): Possibilita sua empresa controlar o andamento da ordem.

Prontinho. Você já pode emitir sua ordem de compra!

Ainda ficou com alguma dúvida? Entre em contato com a gente! Será um prazer te ajudar!

Até breve! 🙂

 

Manuais

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