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Gerenciamento de Pedidos vhsys

Você sabia que com o vhsys você cria e gerencia os pedidos da sua empresa de modo muito simples e rápido, tornando a gestão do seu negócio ainda mais completa?

Vamos te mostrar! 😃

Neste artigo você vai aprender sobre:

1. Dados do Pedido

2. Produtos

3. Totais do Pedido

4. Pagamento

5. Transporte

6. Detalhes do Pedido

7. Gerenciando seus Pedidos

 

1. Dados do Pedido

Para cadastrar ou gerenciar um Pedido, acesse o menu: Vendas ⇢ Pedidos.

Em seguida, clique em Novo pedido.

Você aparecerá a tela Dados do pedido:

Caso o cliente não esteja cadastrado, você pode clicar em Cadastrar Cliente para fazer o cadastro dentro do Pedido.

Insira o  nome de seu cliente, o sistema fará a busca através do Cadastro de Clientes e Fornecedores. Selecione conforme a imagem:

Após selecionar o cliente, vai aparecer a confirmação de que o cliente está cadastrado e duas opções:

1. Ocorrência: Você consegue ver os registros do cliente, vamos falar um pouco mais daqui a pouco.

2. Ver Cliente: Aparecerá a tela Alterar cliente, caso você precise fazer alguma alteração no cadastro do cliente. 

Dentro de Ocorrência, teremos:

Últimas Vendas: Mostra as últimas vendas realizadas para o cliente, incluindo: Número da Nota Fiscal Eletrônica, Data, Valor  total e o ícone Visualizar DANFE. Assim, você consegue visualizar a NF-e de forma prática. 

Produtos Mais Vendidos: Mostra os Produtos que o Cliente mais compra, ficando fácil para o departamento comercial explorar novas vendas ou orçamentos.

Contas a Pagar e Receber: Mostra todas as contas a Pagar ou a Receber e a situação.

Registro de Ocorrências: São observações manuais feitas diretamente no módulo de Cadastros ⇢ Clientes e Fornecedores.

Ao inserir o seu cliente e clicar em Pesquisar (), irá aparecer a seguinte tela:

Se o seu cliente tiver mais de um cadastro registrado, irá aparecer para você Selecionar, Editar ou criar um Novo Cadastro.

2. Produtos

1. Lista de Preço: Você consegue selecionar uma Lista de Preço.

2. Produto: Basta iniciar a digitação do nome do produto que o sistema vai buscar no Cadastro de Produtos. Vamos falar sobre isso mais a frente.

3. Quantidade: Insira a quantidade de produtos que deseja.

4. IPI e ICMS: Porcentagem de impostos cadastrado no item Cadastro de Produtos.

5. Valor Unitário: Valor de cada item do pedido.

6.Valor Total: O mesmo é calculado automaticamente pelo sistema.

Ao buscar o nome do produto, o sistema trará os produtos cadastrados. Se o produto desejado ainda não tiver cadastro, você consegue cadastrar um novo produto em Adicionar o Produto:

Ao clicar em Adicionar Produto, você será direcionado para a tela:

Quantidade inicial de estoque: Informe a quantidade inicial de estoque do produto que está sendo cadastrado.

Após preencher as informações, clique no botão Salvar.

3. Totais do Pedido

Vamos entender um pouco sobre a parte de Totais do Pedido!

1. Valor dos produtos: Calcula automaticamente quando os produtos são adicionados no pedido.

2. Valor do IPI: Calcula automaticamente caso os produtos tenham incidência de impostos.

3. Valor do frete: Campo utilizado para informar o valor do frete do pedido.

4. Valor do desconto: Aplique descontos em porcentagem ou em reais em base o valor total da venda, ficando simples para arredondamento de valores ou negociações financeiras.

5. Peso Bruto – Líquido: Pode ser informado manualmente no momento em que o pedido é realizado. Ou é possível incluir a informação diretamente no cadastro de produtos para que seja calculada automaticamente no momento da venda.

6. Valor total do pedido: O valor total do pedido de produtos é calculado automaticamente.

4. Pagamento

Com o vhsys sua empresa pode gerenciar as suas Condições de Pagamento de duas formas:

Temos as Condições de pagamento pré-definidas que podem ser cadastradas no menu: Financeiro ⇢ Parâmetros ⇢ Condições de Pagamento.

Em seguida, na tela de Condições de pagamento, clique em Adicionar:

Aparecerá a tela: 

1. Nome: Insira o nome da Condição.

2. Forma de Pagamento: Selecione a forma de pagamento.

3. Status: Marque a opção Ativo ou Inativo.

4. Intervalo: Determine o intervalo entre as parcelas.

5. Primeira Parcela: Escolha a quantidade de dias para a primeira parcela.

6. Quantidade de Parcelas: Preencha a quantidade desejada de parcelas.

7. Juros: Informe a porcentagem de juros.

8. Percentual de Juros: Escolha se o percentual de juros será Simples ou Composto.  

Temos as Condições de pagamento manual dentro do Pedido. Você pode inserir a quantidade de parcelas no momento do pagamento e clicar no botão Gerar ().

O sistema fará a geração automática das parcelas com intervalo de 30 dias.

Sempre verifique a Data, o Valor e a Forma de Pagamento antes de gerar seu pedido.

Dica: O processo é o mesmo para o pagamento 1x no dinheiro, por exemplo.  É só colocar na Quantidade de parcela o número 1 e clicar em Gerar. E na forma de pagamento, localize a opção Dinheiro.

5. Transporte

Na guia Transporte, você pode digitar as informações do Frete.

Modalidade de frete: Selecione se é Remetente, Destinatário ou Sem Frete.

Transportadora: Ao iniciar a digitação no campo Transportadora, o sistema irá  buscar as Transportadoras cadastradas. 

Caso não esteja cadastrado, você poderá cadastrar clicando em: Esta transportadora não possui cadastro, deseja completá-lo?

6. Detalhes do Pedido

É possível informar os seguintes itens:

1. Data do pedido: Data em que foi realizado.

2. Prazo de Entrega: Prazo dado para o cliente sobre a entrega do pedido.

3. Referência: Número de controle interno para o pedido ou código interno.

4. Observações: Você pode digitar detalhes adicionais ao pedido. A informação será impressa nas observações da nota.

5. Observações Internas: Utilizado para controles internos da empresa e observações de negociações. 

6. Contrato/Anexo: Caso você precise anexar algum documento sobre o pedido. 

7. Gerenciando seus Pedidos

Veja como é fácil fazer a gestão de seus Pedidos.

1. Imprimir: Imprime uma listagem com os pedidos do sistema.

2. Excluir: Selecione os pedidos que deseja excluir e clique no botão excluir.

3. Mais ações: Apresenta as opções Agrupar (selecione os Pedidos que deseja unificar e clique no botão agrupar) e Exportar (você consegue exportar os pedidos).

4. Busca: É possível fazer pesquisas pelos seguintes campos: Nome do Cliente, Número do Pedido e Referência.

5. Busca avançada: Você pode realizar a busca de pedidos no sistema preenchendo os dados abaixo:

Situação: Localize de acordo com a situação desejada.
Data pedido: O sistema fará a pesquisa entre datas.
Vendedor: É possível realizar a busca por vendedores.
Valor Total: O sistema fará a pesquisa de pedidos entre valores.
Data de cadastro: O sistema fará a pesquisa entre datas de cadastro do pedido.

6. Campo de Marcação: Você consegue selecionar os pedidos individualmente ou em massa. 

7. Situação: Mostra como está o andamento do Pedido. Se está:  Em aberto, Em andamento, Atendido ou Cancelado. 

8. Botão Ações: você pode utilizar várias funções. 

Vamos conhecer cada função do Botão Ações!

Botão Ações

Emitir nota fiscal (): Com base nos dados informados no pedido é possível emitir uma nota fiscal.

Emitir NFC-e (): Com base nos dados informados no pedido é possível emitir uma nota fiscal de consumidor.

Ordem de compra (): Com base nos dados informados no pedido é possível emitir uma ordem de compra.

Copiar pedido (): Faz uma cópia fiel do pedido selecionado.

Lançar contas (): Lança as informações e parcelas do pedido em Contas a Receber.  Daqui a pouco falamos mais sobre o Lançar Contas.

Lançar estoque (): Utilize esta opção para fazer a baixa automática do estoque.

Imprimir pedido (): Você pode imprimir o pedido.

Imprimir produção (): Você pode imprimir uma ordem de produção com base nos dados do pedido.

Imprimir recibo (): Você pode imprimir um recibo de entrega do pedido.

Etiquetas (): Imprima etiquetas para os seus produtos. Falaremos daqui a pouco!

Alterar Status (): Possibilita controlar o andamento do pedido. Vamos falar mais daqui a pouco!

Lançar Contas

Você pode lançar as informações e parcelas do pedido em Contas a Receber.

Informe a Conta Bancária e se deseja Lançar comissão.

Clique no botão Gerar.

O sistema fará o lançamento automático em seu contas a receber. Se a forma de pagamento for Boleto, também será gerado. 

Para fazer o estorno do lançamento, basta clicar no botão Ações e utilizar a opção Estornar Contas:

Etiquetas

Na opção Etiquetas, no botão Ações, o sistema irá mostrar duas opções: Etiquetas de transporte e Etiquetas de produtos:

Etiquetas de transporte: O sistema vai gerar um arquivo, que será aberto em outra aba do seu navegador, e você terá as etiquetas com informações sobre o transporte. Você pode imprimir e baixar em PDF.

Etiquetas de produto: Você poderá imprimir etiquetas com informações dos produtos utilizando os padrões de impressão do Aplicativo de Etiquetas.

Na opção Alterar Status, no botão Ações, o sistema possibilita que você controle o andamento do pedido. Veja abaixo:

Para visualizar ou editar os dados do pedido, basta clicar em cima do lançamento desejado.

Caso você faça a sincronização via App Mobile vhsys, ao lado do lançamento, irá aparecer Sincronizado via aplicativo (). Para saber mais, clique no artigo sobre o App Mobile vhsys. 

Viu como é fácil?

Caso tenha alguma dúvida, entre em contato com a gente!

Até mais! 😃

Manuais

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